DM inbox

6.1Dùng khi nào

6.2Trước khi bắt đầu

• Liên kết Instagram hoặc Facebook cần được hoàn tất trước.
• Chỉ hiển thị các DM đến từ sau khi bạn liên kết tài khoản với conma. Ngay sau khi liên kết, danh sách trò chuyện có thể trống, và đó là bình thường.
• Theo chính sách của Instagram, bạn chỉ có thể trả lời những cuộc trò chuyện mà đối phương nhắn trước.
• Trong ứng dụng Instagram, mục “Cho phép truy cập tin nhắn” phải được bật thì câu trả lời mới gửi đi được. Nếu bị tắt, việc gửi sẽ âm thầm dừng lại mà không báo lỗi, nên nếu không gửi được câu trả lời, hãy xem cách bật.

6.3Cách xem màn hình

Bên trái là danh sách trò chuyện, bên phải là cuộc trò chuyện đang chọn. Danh sách xếp theo thứ tự tin nhắn mới nhất, và khi bạn trả lời hoặc khi tự động phản hồi được gửi đi, cuộc trò chuyện đó sẽ lên đầu danh sách.

• Thời gian hiển thị dưới dạng thời gian đã trôi qua: vừa xong, 12 phút trước, 3 ngày trước, và nếu lâu hơn thì hiện ngày như 2 tháng 8.
• Mỗi dòng hiển thị tên và bản xem trước tin nhắn cuối. Tên người dùng (ID) sẽ thấy ở phía trên khi mở cuộc trò chuyện.
• Tin nhắn do bạn gửi có tiền tố “Tôi:” trước bản xem trước, còn tin nhắn gửi tự động có tên tính năng như “Tự động phản hồi:” · “Thông báo trúng thưởng:”.

• Cuộc trò chuyện chưa đọc có chấm đánh dấu, và chấm này biến mất ngay khi bạn mở cuộc trò chuyện. Trạng thái đã đọc này chỉ áp dụng trong conma, phía Instagram vẫn giữ nguyên.

6.4Cách sử dụng từng bước

1

Đọc cuộc trò chuyện

Nhấn vào một cuộc trò chuyện, các tin nhắn đã trao đổi sẽ hiện ở bên phải theo thứ tự thời gian.

• Mỗi bong bóng tin nhắn hiển thị thời điểm gửi, và ở chỗ đổi ngày sẽ có đường phân cách ngày.

• Câu trả lời do người viết là bong bóng màu xanh, còn tin nhắn gửi tự động là bong bóng trắng có viền để phân biệt. Phía trên bong bóng trắng ghi rõ tính năng nào đã gửi, như tự động phản hồi · thông báo trúng thưởng. DM gửi đi từ tự động phản hồi và thông báo trúng thưởng đều hiển thị nối tiếp trong cùng cuộc trò chuyện.

Khi không xem được ảnh · story

Sẽ hiển thị là “Ảnh không xem được” hoặc “Story không xem được”. Có ba lý do.

Lý do	Có xem lại được không
Địa chỉ ảnh do Instagram cung cấp đã hết hạn theo thời gian	Ảnh có thể xem lại trong DM của Instagram
Story gốc biến mất sau 24 giờ	Không xem được ở bất cứ đâu
Đối phương đã xóa tin nhắn	Không xem được

Trên màn hình không thể phân biệt ba trường hợp này, vì Instagram không cung cấp thông tin đó. Nếu là ảnh, hãy kiểm tra trước trong DM của Instagram.

2

Gửi trả lời

Chỉ cần viết vào ô nhập bên dưới rồi gửi. Tin nhắn đã gửi sẽ có nhãn “Đã gửi”, và khi đối phương đọc sẽ đổi thành “Đã xem”.

Có thời hạn để trả lời.

Theo chính sách của Instagram, bạn chỉ có thể trả lời trong vòng 7 ngày kể từ lần cuối đối phương nhắn. Thời gian còn lại hiển thị trên dải phía trên ô nhập, và khi sắp hết thời gian thì màu sẽ đổi.

Hết thời hạn thì chỉ nút gửi bị vô hiệu hóa. Nội dung đang viết vẫn được giữ nguyên. Khi đối phương gửi tin nhắn mới, thời hạn sẽ bắt đầu lại. Nếu không gửi được câu trả lời, hãy kiểm tra dải này trước.

• Mỗi lần gửi tối đa 1.000 ký tự.
• Nếu gửi thất bại, tại vị trí đó sẽ hiện dấu thất bại cùng “Thử lại” · Xóa. Tải lại trang vẫn còn.
• Không hỗ trợ dán ảnh.

Tin nhắn đã gửi không thể sửa hoặc xóa trong conma, vì Instagram không cung cấp tính năng đó. Nếu gửi nhầm, hãy hủy gửi trong ứng dụng Instagram.

3

Tìm cuộc trò chuyện

Nhập từ hai ký tự trở lên vào ô tìm kiếm phía trên để bắt đầu tìm. Tìm đồng thời theo tên · tên người dùng · nội dung tin nhắn.

• Nếu chỉ có một tin nhắn khớp, sẽ hiển thị đoạn trích trước sau, và nhấn vào sẽ chuyển thẳng đến vị trí tin nhắn đó.
• Nếu có nhiều, chúng được gom thành “N tin nhắn khớp”. Trên PC bạn mở rộng xem trong danh sách, trên điện thoại bạn lật xem từng cái bằng dải phía trên khung trò chuyện.

6.5Tin nhắn đã lưu

Những câu trả lời dùng lặp lại như "Giao hàng mất 2~3 ngày" có thể lưu lại để lấy ra dùng. Mở đóng danh sách bằng nút đánh dấu (bookmark) ở bên trái ô nhập. Màn hình rộng thì danh sách luôn mở dưới dạng ngăn bên phải cuộc trò chuyện, màn hình hẹp thì mở dưới dạng bảng trượt lên từ dưới.

• Nhấn vào một tin nhắn trong danh sách, nó sẽ được đưa nguyên vào ô nhập. Bạn có thể sửa lại trước khi gửi.
• Tin nhắn đã lưu được các thành viên trong không gian làm việc dùng chung. Giúp giữ cùng một giọng điệu trả lời.
• Đây là danh sách khác với câu trả lời thường dùng ở chương Bình luận. Câu dùng cho DM tạo ở đây, còn câu trả lời bình luận tạo riêng ở màn hình bình luận.

Gom theo loại câu hỏi

Gắn “loại câu hỏi” cho từng tin nhắn để gom nhóm. Không gắn thì vào “Chưa phân loại”. Công cụ phía trên danh sách gồm ba thứ: lọc theo loại · tìm kiếm · quản lý mẫu, và tìm kiếm bắt đầu từ hai ký tự.

Thêm và quản lý tin nhắn

Nhấn “Quản lý mẫu” phía trên danh sách để thêm · sửa · xóa trên cùng một màn hình. Bên trái là loại câu hỏi, bên phải là danh sách tin nhắn.

• Để lưu tin nhắn mới, nhấn “Tin nhắn mới” ở góc trên bên phải. Viết nội dung, chọn loại rồi lưu. Không có tiêu đề. Chỉ cần loại và nội dung.

• Để tạo loại câu hỏi, có hai cách. Tạo riêng phân loại trước bằng “Thêm loại” ở góc dưới bên trái, hoặc tạo cùng tin nhắn đầu tiên bằng “Tạo loại mới” trong biểu mẫu lưu.
• Để đổi tên hoặc xóa loại, bật chế độ chỉnh sửa ở bên trái. Mỗi loại sẽ hiện tùy chọn đổi tên · xóa.

• Để xóa nhiều cái cùng lúc, chọn bằng ô đánh dấu bên trái tin nhắn. Nút xóa sẽ hiện ở phía dưới.

Giới hạn có thể lưu như sau.

• 50 tin nhắn · 10 loại câu hỏi
• Nội dung tin nhắn 1.000 ký tự · tên loại 30 ký tự

Tạo và quản lý tin nhắn đã lưu là tính năng của gói trả phí. Ở gói miễn phí, nhấn tìm kiếm · lọc theo loại · quản lý mẫu sẽ hiện thông báo mời nâng cấp.

6.6Dịch tự động

Bạn có thể đọc DM tiếng nước ngoài đã được chuyển sang ngôn ngữ của mình, và dịch câu trả lời sang ngôn ngữ của đối phương rồi gửi. Chỉ cần bật “Dịch tự động” ở phía trên inbox.

Đọc tin nhắn nhận được

Khi dịch tự động đang bật, tin nhắn tiếng nước ngoài mới đến sẽ hiển thị đã chuyển sang ngôn ngữ của bạn, và bên dưới bong bóng có nhãn “Đã dịch từ tiếng ○○”.

Bạn có thể chọn dịch ngôn ngữ nào. Bỏ chọn trong “Cài đặt ngôn ngữ dịch tự động” thì tin nhắn đến bằng ngôn ngữ đó sẽ giữ nguyên bản gốc. Loại bỏ những ngôn ngữ bạn đọc được để không dịch sẽ giúp tiết kiệm credit.

Tin nhắn đã thử dịch nhưng thất bại sẽ có nhãn “Không dịch được tin nhắn này · Giữ nguyên bản gốc” bên dưới bong bóng. Trường hợp này không tốn credit.

Dịch câu trả lời rồi gửi

Khi dịch tự động đang bật, bạn phải nhấn gửi hai lần thì tin nhắn mới đi.

1. Viết bằng ngôn ngữ của bạn và nhấn gửi, bản dịch sẽ hiện phía trên ô nhập. Chưa gửi đi đâu.
2. Xem bản dịch rồi nhấn gửi thêm một lần nữa, câu đó sẽ được gửi.

Nếu bản dịch chưa tự nhiên, hãy sửa giữa bước 1 và bước 2. Sau khi sửa thì bắt đầu lại từ bước 1.

Có ba thông báo hiện phía trên ô nhập.

Nếu ngôn ngữ của đối phương không thuộc diện dịch, sẽ báo trước phía trên ô nhập. “Ngôn ngữ đã loại khỏi dịch · Gửi nguyên bản gốc” là khi bạn đã bỏ ngôn ngữ đó trong cài đặt ngôn ngữ, còn “Ngôn ngữ không dịch được · Gửi nguyên bản gốc” là khi conma không xử lý ngôn ngữ đó. Cả hai đều gửi nguyên như đã viết và không tốn credit.

Tốn bao nhiêu credit

Dịch tự động dùng credit. Trừ riêng khi đọc tin nhắn nhận được và khi viết tin nhắn gửi đi.

Trường hợp không bị trừ

• Khi xem lại tin nhắn đã dịch (hiển thị bản dịch đã lưu)
• Khi không có gì để dịch như emoji · số
• Khi ngôn ngữ gốc và ngôn ngữ đích giống nhau
• Khi dịch thất bại

Khi thiếu credit, sẽ hiện thông báo yêu cầu nạp thêm rồi bật lại, và dịch tự động bị khóa. Các bong bóng đã dịch vẫn hiển thị, và việc gửi bản gốc vẫn tiếp tục. Chỉ “bản dịch mới” bị dừng.

Ở gói miễn phí không thể bật dịch tự động. Bạn vẫn xem được danh sách ngôn ngữ nào thuộc diện dịch.

6.7Khi AI chatbot đang trả lời

Nếu bật AI chatbot, chatbot sẽ trả lời DM hỏi đáp trước. Cuộc trò chuyện do chatbot trả lời cũng nằm nguyên trong inbox này, nên bạn xem ở đây để biết chatbot đã xử lý đến đâu và từ đâu con người cần tiếp nhận.

• Trước bản xem trước trong danh sách trò chuyện có nhãn “AI chatbot đang trả lời”. Cùng vị trí với tin nhắn gửi đi từ tự động phản hồi hay thông báo trúng thưởng.

• Cuộc trò chuyện mà chatbot không tìm được câu trả lời và kết thúc bằng câu chuyển cho nhân viên sẽ có huy hiệu “Cần kiểm tra”. Khác với chấm chưa đọc, huy hiệu này không biến mất khi mở xem, chỉ mất khi có người trả lời. Dùng nó để chọn cuộc trò chuyện cần xử lý trước.
• Khi bạn trực tiếp trả lời, chatbot tạm nghỉ trong cuộc trò chuyện đó. Phía trên cuộc trò chuyện hiện “Bạn đã trả lời trực tiếp nên chatbot tạm nghỉ đến (thời điểm)”, và chatbot sẽ không chen vào trong lúc con người tiếp tục trả lời.
• Để giao lại cho chatbot, nhấn “Tiếp tục chatbot” bên cạnh thông báo đó. Nó sẽ đổi thành “Từ giờ chatbot sẽ trả lời cuộc trò chuyện này”.

6.8Điều nên biết

DM từ khi nào sẽ hiển thị? Chỉ hiển thị các DM đến từ sau khi bạn liên kết tài khoản Instagram với conma. Các cuộc trò chuyện trước khi liên kết không được lấy về. Ngay sau khi liên kết, danh sách trò chuyện có thể trống, và đó là bình thường.

Tin nhắn được lưu trong conma trong 6 tháng. Tin nhắn cũ hơn sẽ tự động bị xóa khỏi conma. Lưu càng lâu thì thiệt hại khi rò rỉ càng lớn, nên chúng tôi chỉ giữ trong khoảng thời gian thực sự cần thiết.

Không thể xóa hoặc ẩn cuộc trò chuyện trong conma. Vì không thể xóa chính cuộc trò chuyện trên Instagram, nên conma cũng không có tính năng đó.

6.9Kết thúc

DM của tài khoản đã liên kết có thể được nhận và trả lời trong conma mà không cần mở ứng dụng Instagram. Những câu trả lời lặp lại nếu tạo thành tin nhắn đã lưu thì lần sau chỉ cần gọi ra từ danh sách.

Để tự động tiếp nhận cả câu hỏi ban đêm hay cuối tuần, hãy bật AI chatbot.