Hộp thư DM

8.1Khi nào nên dùng

8.2Trước khi bắt đầu

• Tài khoản Instagram cần được kết nối. (Áp dụng cho cả đăng nhập bằng Instagram · đăng nhập bằng Facebook)
• Chỉ hiển thị các DM đến sau khi bạn kết nối tài khoản với Conma. Ngay sau khi kết nối, danh sách trò chuyện có thể trống, đây là điều bình thường.
• Theo chính sách của Instagram, bạn chỉ có thể trả lời các cuộc trò chuyện do người kia nhắn trước.
• Cần bật 'Cho phép truy cập tin nhắn' trong ứng dụng Instagram thì câu trả lời mới được gửi đi. Nếu câu trả lời không được gửi, hãy xem cách bật.

8.3Cách xem màn hình

Màn hình hộp thư DM

Danh sách trò chuyện trong hộp thư DM

Tab và nút trạng thái phía trên danh sách

Bạn có thể chọn xem trò chuyện bằng các tab phía trên danh sách.

Nút bộ lọc cạnh tab giúp chỉ lọc các trò chuyện đã gắn nhãn, còn kính lúp dùng để tìm trò chuyện. Góc trên cùng bên phải hiển thị trạng thái AI chatbot · dịch thời gian thực.

Đầu hộp thư DM

• Thời gian được hiển thị theo thời gian đã trôi qua. Ví dụ: vừa xong, 12 phút trước, 3 ngày trước; lâu hơn nữa thì hiển thị như 2 tháng 8.
• Mỗi dòng hiển thị tên và bản xem trước tin nhắn cuối cùng. Bạn có thể xem ID ở phía trên khi mở cuộc trò chuyện.
• Tin nhắn bạn gửi có tiền tố 'Tôi:' trước bản xem trước, còn tin nhắn gửi tự động có tên tính năng như 'DM tự động:' · 'Thông báo người trúng giải:'.

Tiền tố trong bản xem trước của danh sách

• Cuộc trò chuyện chưa đọc sẽ có huy hiệu chấm, và huy hiệu biến mất ngay khi bạn mở cuộc trò chuyện. Trạng thái đã đọc này chỉ áp dụng trong Conma, phía Instagram vẫn giữ nguyên.

8.4Hướng dẫn từng bước

1

Đọc cuộc trò chuyện

Khi bạn nhấn vào một cuộc trò chuyện, các tin nhắn qua lại sẽ hiện ra bên phải theo thứ tự thời gian.

Đường phân cách tại điểm chuyển ngày

• Mỗi bong bóng tin nhắn hiển thị thời điểm gửi, và có đường phân cách ngày tại điểm chuyển sang ngày mới.

Bong bóng do người gửi và bong bóng gửi tự động

• Câu trả lời do người viết là bong bóng màu xanh, còn tin nhắn gửi tự động là bong bóng trắng có viền. Phía trên bong bóng trắng ghi rõ tính năng nào đã gửi, như DM tự động · Thông báo người trúng giải. DM gửi bằng DM tự động và Thông báo người trúng giải cũng đều hiển thị nối tiếp trong cùng cuộc trò chuyện.

Số	Bong bóng tin nhắn	Cách phân biệt
1	Câu trả lời do người gửi	Là bong bóng màu xanh. Với câu trả lời được dịch rồi gửi, phía trên là câu bạn viết, phía dưới là câu đã được dịch sang ngôn ngữ của người nhận và gửi đi
2	Tin nhắn gửi tự động	Là bong bóng trắng có viền. Trên cùng hiển thị tên tính năng đã gửi, như 'DM tự động'

Màn hình trò chuyện

Khi không xem được ảnh·story

Hiển thị là 'Ảnh không thể xem' hoặc 'Story không thể xem'. Có ba lý do.

Lý do	Có xem lại được không
Địa chỉ hình ảnh Instagram cung cấp đã hết hạn theo thời gian	Ảnh có thể xem lại trong DM Instagram
Bản gốc của story biến mất sau 24 giờ	Không thể xem ở bất kỳ đâu
Người gửi đã xóa tin nhắn	Không thể xem

Trên màn hình không thể phân biệt ba trường hợp này, vì Instagram không cung cấp thông tin đó. Nếu là ảnh, hãy kiểm tra trong DM Instagram trước nhé.

2

Gửi trả lời

Dấu đã gửi bên cạnh tin nhắn đã gửi

Chỉ cần viết vào ô nhập bên dưới rồi gửi. Tin nhắn đã gửi sẽ có dấu 'Đã gửi', và đổi thành 'Đã xem' khi người nhận đọc.

Thanh thời hạn trả lời còn lại

Thời hạn trả lời có giới hạn. Theo chính sách của Instagram, bạn chỉ có thể trả lời trong vòng 7 ngày kể từ lần cuối người kia gửi tin. Thời gian còn lại hiển thị trên thanh phía trên ô nhập, và thanh sẽ đổi màu khi sắp hết thời gian.

Cuộc trò chuyện đã hết hạn

Khi hết hạn, chỉ nút gửi bị vô hiệu hóa. Nội dung bạn đang viết vẫn được giữ nguyên. Khi người kia gửi tin nhắn mới, thời hạn sẽ bắt đầu lại. Nếu không gửi được câu trả lời, hãy kiểm tra thanh này trước nhé.

• Mỗi lần có thể gửi tối đa 1,000 ký tự.
• Nếu gửi thất bại, tại vị trí đó sẽ hiển thị dấu thất bại cùng 'Thử lại' · Xóa. Dấu này vẫn còn kể cả khi bạn tải lại trang.
• Không hỗ trợ dán ảnh.

Bạn không thể sửa hay xóa tin nhắn đã gửi trong Conma, vì Instagram không cung cấp tính năng đó. Nếu gửi nhầm, hãy thu hồi tin nhắn trong ứng dụng Instagram.

3

Tìm cuộc trò chuyện

Nhập từ hai ký tự trở lên vào ô tìm kiếm phía trên để bắt đầu tìm. Conma tìm đồng thời theo tên · ID · nội dung tin nhắn.

• Nếu chỉ có một tin nhắn khớp, Conma hiển thị đoạn trích trước và sau tin nhắn đó, và khi nhấn vào sẽ chuyển ngay đến vị trí tin nhắn đó.
• Nếu có nhiều tin nhắn, kết quả được gộp thành 'N tin nhắn khớp'. Trên PC, bạn mở rộng để xem trong danh sách; trên di động, bạn xem lần lượt từng tin bằng thanh phía trên khung trò chuyện.

Kết quả tìm kiếm DM

8.5Xem thông tin người nhắn (tab Hồ sơ)

Khi mở cuộc trò chuyện, thông tin người nhắn hiển thị ở tab Hồ sơ bên phải. Tên · ID · số người theo dõi và trạng thái theo dõi lẫn nhau hiện ở phía trên, bên dưới là nơi ghi thông tin dùng chung trong nhóm.

Màn hình trò chuyện DM và tab Hồ sơ bên phải

Bạn cũng có thể gắn hoặc gỡ nhãn bằng nút nhãn ở đầu cuộc trò chuyện. Vào 'Quản lý nhãn' để sửa hoặc xóa nhãn. Chatbot AI sẽ không trả lời người bị gắn nhãn danh sách đen. Nút ngôi sao thêm cuộc trò chuyện đó vào mục yêu thích.

Danh sách nhãn ở đầu cuộc trò chuyện

8.6Câu trả lời thường dùng

Những câu trả lời bạn dùng đi dùng lại, như "Giao hàng mất 2~3 ngày", có thể lưu lại để dùng nhanh. Mở danh sách bằng tab Câu trả lời thường dùng bên phải hoặc nút dấu trang bên trái ô nhập.

Nút dấu trang bên trái ô nhập

• Nhấn vào một câu trả lời trong danh sách, nội dung sẽ được điền nguyên văn vào ô nhập. Bạn có thể chỉnh sửa trước khi gửi.
• Đây là cùng một danh sách với câu trả lời thường dùng ở màn hình Bình luận. Các thành viên trong không gian làm việc dùng chung danh sách này.
• Cách tạo, sửa và nhóm theo loại, vui lòng xem mục 'Câu trả lời thường dùng' trong chương Bình luận. Bạn có thể tạo tối đa 100 câu trả lời và 100 loại.

8.7Dịch theo thời gian thực

Bạn có thể đọc DM bằng tiếng nước ngoài trong ngôn ngữ của mình, và dịch câu trả lời sang ngôn ngữ của khách trước khi gửi. Cách bật, đọc tin nhắn nhận được, dịch câu trả lời để gửi và tín dụng, vui lòng xem chương Dịch theo thời gian thực.

8.8Khi Chatbot AI đang trả lời

Nếu bật Chatbot AI từ nút Chatbot AI phía trên hộp thư, chatbot sẽ trả lời DM hỏi đáp trước. Các cuộc trò chuyện do chatbot trả lời vẫn hiện trong hộp thư này. Tại đây, bạn xem được chatbot đã xử lý đến đâu và người cần tiếp nhận từ đâu.

• Phần xem trước trong danh sách trò chuyện sẽ có nhãn 'Chatbot AI đang hỗ trợ'. Nhãn này nằm cùng vị trí với tin nhắn gửi qua DM tự động hoặc thông báo người trúng thưởng.

Hiển thị trong danh sách với cuộc trò chuyện do chatbot trả lời

• Khi chatbot không tìm được câu trả lời và kết thúc bằng câu chuyển cho nhân viên, cuộc trò chuyện sẽ có huy hiệu 'Cần kiểm tra' trong danh sách. Vì tin nhắn cuối là câu chuyển cho nhân viên do chatbot gửi, cuộc trò chuyện này không vào tab 'Cần phản hồi'. Hãy tìm bằng huy hiệu này nhé. Khác với chấm chưa đọc, huy hiệu không biến mất khi bạn mở xem, mà chỉ biến mất khi có người trả lời. Bạn có thể dùng huy hiệu này để chọn cuộc trò chuyện cần xử lý trước.
• Khi bạn tự trả lời, chatbot sẽ tạm nghỉ trong cuộc trò chuyện đó. Phía trên cuộc trò chuyện hiện 'Bạn đã tự trả lời nên chatbot nghỉ đến (thời điểm)', và chatbot sẽ không xen vào trong lúc người tiếp tục hỗ trợ.
• Để bật lại chatbot, nhấn 'Tiếp tục chatbot' bên cạnh thông báo đó. Thông báo sẽ đổi thành 'Từ giờ chatbot sẽ trả lời cuộc trò chuyện này'.

8.9Điều nên biết

DM từ khi nào sẽ hiển thị? DM hiển thị từ sau khi bạn kết nối tài khoản Instagram với Conma. Các cuộc trò chuyện trước khi kết nối sẽ không được lấy về. Ngay sau khi kết nối, danh sách trò chuyện có thể trống, đây là điều bình thường.

Conma lưu tin nhắn trong 6 tháng. Tin nhắn cũ hơn sẽ tự động bị xóa khỏi Conma. Lưu càng lâu thì thiệt hại khi rò rỉ càng lớn, nên chúng tôi chỉ giữ trong thời gian thật sự cần thiết.

Bạn không thể xóa hay ẩn cuộc trò chuyện trên Conma. Vì bản thân cuộc trò chuyện Instagram không thể xóa, Conma cũng không có tính năng này.

8.10Tổng kết

Bạn có thể nhận và trả lời DM của tài khoản đã kết nối ngay trên Conma mà không cần mở ứng dụng Instagram. Hãy lưu các câu trả lời lặp lại thành câu trả lời thường dùng để lần sau chọn nhanh từ danh sách.

Để tự động tiếp nhận cả câu hỏi vào ban đêm hay cuối tuần, hãy bật Chatbot AI.